Хотите погладить котика? Звоните в редакцию 66.ru

В офисной жизни нет кошмара страшнее, чем остаться без секретаря. В отсутствие офисной мамы работа сразу превращается в сплошной хаос. Мало того что никто не знает, где чай и сахар, как отправить факс и кому звонить в случае потопа, так еще и телефон разрывается каждую минуту. Это мы помним по прошлогоднему летнему отпуску нашего офис-менеджера.

В этом году к надвигающимся двум неделям хаоса мы начали готовиться заранее.

Это Оля — наша офисная мама. Ее заботу на время отпуска нам не заменит никто, да и по голубым глазам и лучезарной улыбке мы будем скучать. Но задачу отвечать на звонки кому-то делегировать надо.

Бегло изучаем рынок и понимаем, что нанимать замену или отдавать на аутсорс — вообще не вариант. Плодить штат — не путь самурая на тропинке финансового кризиса. Замену нужно найти, обучить, сработаться. В общем, долго и неэффективно.

В идеале, конечно, чтобы это вообще был кандидат, который ни есть, ни пить не просит, а работать может круглосуточно, без перерывов и выходных. Не человек, а робот! «Кстати, робот — это отличная идея», — подумали мы и ради интереса прошерстили интернет. Робота, конечно, не нашли, но зато нашли «автосекретаря».

Отправились узнавать, что это такое и с чем его едят. Благо даже ходить далеко не пришлось — всего лишь спуститься до 16-го этажа «Высоцкого».

К нашему приходу как будто специально подготовились и устроили День клиента.

На самом деле это было лишь удачное совпадение. Воспользовавшись случаем, мы попросили в консультанты ведущего специалиста департамента по работе с бизнес-рынком МТС. Игорь Лоюк терпеливо выслушал наши мольбы спасти нас, а заодно и отпуск нашего офис-менеджера, а потом рассказал, что такое автосекретарь.

«Вообще эта услуга рассчитана на небольшие компании, где держать живого секретаря нецелесообразно, или, напротив, на крупный бизнес, где поток входящих звонков настолько велик, что живой человек с их перераспределением не справится, — объясняет мне суть продукта Игорь Лоюк, ведущий специалист департамента по работе с бизнес-рынком МТС. — С вашей задачей — заменить офис-менеджера на время отпуска — автосекретарь тоже справится. По крайней мере в части телефонных звонков. Протестируете, а если понравится — оставите навсегда».

Цена вопроса — несопоставимо меньше оклада живого секретаря. Итоговая сумма зависит от количества вызовов и подключенных опций. «Малый и даже средний бизнес обычно укладывается в 2–3 тысячи в месяц. Из них 400 рублей — абонентская плата за использование многоканального номера, а остальное — тарификация исходящих вызовов», — объясняет Игорь.

Автосекретарь, как выяснилось, помощник полностью виртуальный. На железного человека с антенной он совсем не похож, и даже коробочки с проводами с его приобретением в нашей редакции не появится. А появится облачный сервис, управлять которым можно через интернет.

Нам выдают документы и новый телефонный номер. Мы выбрали красивый, с двумя шестерками на конце — 271–81–66.

Роботизированный секретарь в облаке умеет говорить с людьми человеческим голосом. Причем любым: хотите — мужским, хотите — женским, желаете с хрипотцой или бархатным баритоном — вообще не проблема. У МТС есть специально обученные люди — профессиональные дикторы, которые озвучат ваш приветственный текст. Впрочем, сделать это можно и самому, а потом просто передать оператору звуковой файл.

— А если мы захотим, чтобы на звонки наших читателей отвечала Ксения Собчак или, например, Катя Павлова из группы «Обе две» — это возможно? — спрашиваю я Игоря.
— Да кто угодно! Вопрос будет только во времени, которое необходимо на переговоры с желательным диктором, и в размере гонорара, который он потребует.

— Ну, кого угодно нам не нужно. А вот уральских рэперов из группы EK.Playaz мы бы с радостью привлекли. Они нам пару лет назад даже специальный трек подарили.
— Давайте трек — поставим его вместо гудков ожидания.

Словарный запас автосекретаря, как и музыкальный репертуар, не ограничен. Обучить его можно не только шаблонным фразам вроде «наш звонок очень важен для вас». Придумать и записать можно совершенно любой текст. «Главное — чтобы его суть была понятна тем, кто вам звонит», — говорит Игорь.

Ходят байки, что услугой подобного виртуального секретаря пользуется одна из религиозных общин на Урале. Так вот, в пунктах голосового меню там есть не только вариант «Хотите поговорить с настоятелем — нажмите один», но и возможность исповедаться и получить отпущение грехов. Всего-то нужно цифру два в тоновом режиме нажать.

Мы начали фантазировать и решили, что такую услугу непременно нужно подключить зоопарку, чтобы любой желающий мог услышать, как радуется обеду слониха Даша, или внести свой вклад в содержание льва (а это тоже можно сделать, кстати, с помощью мобильных переводов). В итоге в свой вариант голосового меню мы тоже решили включить необычные пункты. Нет, грехи по телефону отпускать не будем, конечно. Но зато дадим послушать, как мурлыкает котик. Ну, это так — на сладкое.

Котик, который будет мурлыкать вам в трубку, очень даже настоящий. Знакомьтесь, Маруся.

Текст — это видимая (вернее — слышимая) часть айсберга. Нужно прописать еще и схему маршрутизации всех вызовов. Умная система распределения звонков может не только говорить и переводить звонки на внутренние номера сотрудников, но и подключать мобильные телефоны.

Для нашего оперативного дежурного — незаменимая штука. Теперь, если вы звоните нам, чтобы сообщить о каком-то происшествии, сразу жмите кнопку «один». Мы на связи! Телефон дежурного редактора и журналиста, ответственного за происшествия, будет доступен круглые сутки. Все остальные сотрудники — по графику их рабочего времени, благо автосекретарь позволяет это сделать с точностью до минуты. Мы заботимся о том, чтобы редакторы новостей отдыхали. Хотя бы иногда.

Схема распределения звонков может быть очень разветвленная и сложная. По одним функциям автосекретарь будет переводить на внутренний городской номер, по другим — на мобильный, по третьей категории звонков — вести запись — и это еще не весь набор функций.

В числе полезных функций отдельно отметим запись разговоров. Благодаря ей, даже когда мы не работаем (а такое иногда все-таки случается) или по форс-мажорным обстоятельствам оказываемся «вне зоны доступа», вы все равно можете позвонить в редакцию и надиктовать новость. Ну, или просто высказать все, что вы о нас думаете. Запись с вашим аудиопосланием мгновенно придет в редакционную почту.

Кстати, в почту же могут приходить и факсы. Удивительно, но многие госорганы до сих пор пользуются этим инструментом. Автосекретарь может сам, без человеческого участия принимать факсимильные сообщения и пересылать их на электронную почту в виде картинки.

Теперь попробуйте угадать, сколько понадобится времени и людей, чтобы все это внедрить? Кажется, что много? А на самом деле — нет. Стандартно в процедуре участвует один человек со стороны клиента и один — со стороны оператора. Потом управлять работой автосекретаря можно через интернет. Доступ к личному кабинету предоставляется по логину и паролю.

Пульт управления автосекретарем выглядит примерно как интернет-банк. И управляется примерно так же.

В онлайне можно в любое время суток менять очередность переадресации, номера телефонов, загружать мелодии или любые другие звуки на время ожидания, выставлять рабочие часы для той или иной телефонной линии.

Если с управлением все-таки справиться не удается, позовут в гости и всему научат. Каждый четверг в офисе для корпоративных клиентов проходят семинары и презентации.

Мы обошлись без обучения, но в итоге все вышло неплохо. Оцените:

Вопреки поговорке, вместо того чтобы сто раз увидеть, автосекретаря лучше один раз услышать. Звоните в дорогую редакцию по номеру 271–81–66 и проверяйте нашего робота на прочность. Ваше мнение, а также предложения и пожелания можете оставлять в комментариях. Мы тестируем автосекретаря вместе с вами до мая, а потом посмотрим, стоит ли «продлевать контракт» и нанимать его на постоянную работу в помощь нашей Оле.